La gestion de vos propriétés locatives va bon train, et votre entreprise commence à prendre de l’expansion. À mesure que vous agrandissez votre portefeuille, vous ajoutez des rangées à vos feuilles de calcul, et vous avez de plus en plus de difficulté à maintenir vos données en ordre. Serait-ce le temps d’investir dans une technologie?
Il n’y a pas de nombre exact d’unités qu’un gestionnaire de propriétés doit acquérir afin de justifier l’achat d’un logiciel. Tout dépend de votre situation et de vos objectifs en tant qu’investisseur immobilier.
Lisez nos conseils afin de savoir si un logiciel de gestion immobilière répondrait à vos besoins.
Quels renseignements sur vos propriétés devez-vous conserver?
Commencez par rassembler tous les renseignements que vous devez tenir à jour. Peu importe la façon dont vous décidez de gérer vos données, voici le strict minimum qu’il vous faudra sauvegarder :
- Données financières pour chacune de vos propriétés
- Contenu de marketing (description de vos unités, images, etc.)
- Renseignements sur vos locataires et baux
- Coordonnées des locataires potentiels
- Renseignements sur vos employés et sous-traitants
- Demandes de maintenance et liste de tâches
Cette liste est probablement incomplète; ajoutez-y tout type de données que votre organisation utilise au quotidien.
Ensuite, pensez à une structure qui vous aidera à tout garder en ordre. Par exemple, vous pourriez créer une feuille de calcul avec plusieurs feuilles, ou mettre en place une hiérarchie de fichiers et de dossiers. Il n’y a pas de bonne ni de mauvaise façon de travailler, dans la mesure où votre système est efficace et capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise.
Les feuilles de calcul sont la meilleure option pour vous si…
Vous gérez seulement quelques propriétés, et vous n’avez pas l’intention d’en acquérir davantage.
Si vous ne possédez qu’un immeuble de moins de 10 unités ou un petit nombre de propriétés locatives, un logiciel évolué ne vaudrait pas l’investissement. En revanche, n’oubliez pas que, si votre objectif est d’agrandir votre portefeuille immobilier, un logiciel complet vous aidera à accélérer votre acquisition de nouvelles propriétés.
Vous gérez vos propriétés seul ou avec une très petite équipe.
Bien qu’il existe des outils en ligne tels que Google Sheets qui permettent à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même document, gardez en tête qu’une personne qui a accès à vos feuilles de calcul peut voir l’information qu’elles contiennent, les modifier et même en sauvegarder une copie sur son ordinateur. Lorsque vous traitez des renseignements confidentiels, un fichier conservé sur votre disque dur et protégé par un mot de passe est beaucoup plus sécuritaire.
Vous voulez utiliser des outils précis pour accomplir certaines tâches.
Les feuilles de calcul sont très polyvalentes, mais elles ne peuvent pas envoyer de courriels, programmer des rappels, imprimer des mémos et bien d’autres tâches. En utilisant des outils distincts, vous avez la flexibilité de choisir chaque application unique qui correspond à vos besoins. Toutefois, vous devez aussi apprendre à utiliser tous ces outils, et gérer la transmission d’information d’une plateforme à l’autre.
Vous savez utiliser les formules et le formatage conditionnel.
Sur le plan visuel, les feuilles de calcul ne sont pas particulièrement attrayantes, mais il existe des façons de faire ressortir l’information, à l’aide de couleurs et de texte en gras appliqués selon certaines conditions. Si vous avez l’intention de travailler principalement dans des feuilles de calcul, maîtrisez leurs fonctionnalités avancées. Vous trouverez des modèles en ligne, mais vous aurez sans doute à les modifier. Et plus vous faites de changements, plus vous risquez de causer des erreurs dans les formules.
Vous avez un bon sens de l’organisation.
Que vous choisissiez de stocker vos données sur un disque physique ou dans le nuage, vous devrez mettre en place une structure de dossiers pour vos différents types de fichiers, et suivre rigoureusement cette structure, sans quoi vous pourriez passer des heures à chercher le numéro de téléphone d’un locataire dans un fouillis de documents non classés.
Vous devriez vous procurer un logiciel de gestion immobilière si…
Vous devez tenir à jour une grande quantité de données.
Avec des feuilles de calcul, changer le loyer mensuel d’une unité peut nécessiter la modification d’un grand nombre de fichiers. Ce n’est pas un problème quand vous avez seulement une ou deux unités à gérer, mais si vous devez mettre à jour 20, 50 ou même 100 unités, vous pourriez y passer la journée. Dans un logiciel de gestion, tout changement est automatiquement appliqué partout sur la plateforme, et vous passez rapidement à la prochaine tâche.
Vous gérez vos propriétés sur la route.
Même si vous avez un moyen d’accéder à vos feuilles de calcul sur le nuage, voulez-vous vraiment parcourir des dizaines de rangées et de colonnes sur le minuscule écran de votre téléphone? Si votre travail vous amène souvent à l’extérieur du bureau, il vous faut absolument une application mobile.
Vous travaillez avec une équipe.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le travail en équipe dans des feuilles de calcul peut causer des complications, et même compromettre la sécurité des données. Heureusement, les applications de gestion immobilière sont axées sur la collaboration, en offrant des fonctionnalités de messagerie interne et d’assignation automatique des demandes. De plus, vous déterminez précisément ce que chacun de vos employés et entrepreneurs peut voir et faire sur la plateforme, de sorte que les données de vos locataires restent protégées.
Vous avez un roulement de locataires élevé.
Des unités vacantes engendrent des pertes de profits. En conséquence, il est crucial pour un gestionnaire immobilier de remplacer rapidement les locataires qui déménagent. À l’aide d’outils automatisés qui publient des annonces sur différents sites Web, vous trouvez de nouveaux locataires en quelques clics, et rentabilisez votre investissement sans perdre de temps. En plus de vous aider à remplir vos unités vacantes, un logiciel de gestion de propriétés contribue à la satisfaction de vos locataires actuels en accélérant votre réponse à leurs demandes. Et comme des locataires heureux restent avec vous plus longtemps, votre taux de roulement diminue.
Vous voulez accepter les paiements de loyer en ligne.
Une plateforme de paiement en ligne fait beaucoup plus que vous éviter une visite à la banque chaque mois. Non seulement vos locataires adoreront ne pas avoir à vous envoyer un chèque par la poste chaque mois, mais vous simplifierez également vos tâches de comptabilité. En effet, les paiements que vous recevez sur une plateforme intégrée sont automatiquement inclus dans vos rapports de comptabilité. Fini, les formules compliquées et les erreurs de saisie.
Vous n’êtes pas un expert en technologie.
L’un des plus grands avantages d’un logiciel de gestion immobilière est qu’une équipe complète de développeurs s’occupe de l’aspect technique pour vous. En résultat, au lieu de centaines de rangées de données monotones, vous profitez d’une vue d’ensemble claire de votre portefeuille immobilier sur une interface intuitive où l’information est toujours à quelques clics.
Bien des gens considèrent un logiciel de gestion immobilière comme une dépense, mais oublient que le temps, c’est de l’argent. Si vous comptez les précieuses heures de travail qu’un outil spécialisé vous fera gagner, vous constaterez que la bonne technologie pourrait en fait réduire vos coûts.
Vous vous demandez à quoi ressemblerait votre vie avec un logiciel de gestion immobilière? Demandez une démo gratuite de Building Stack pour le découvrir!